Salah satu alasan perusahaan ragu untuk menggunakan aplikasi sistem manajemen basis data seperti Microsoft Access misalnya, adalah karena kurangnya pemahaman tentang perbedaan antara spreadsheet (lembar lajur) dan database (basis data). Ini membuat banyak orang percaya bahwa melacak informasi klien, pesanan pembelian dan detail proyek untuk kebutuhan mereka cukup dilakukan di spreadsheet. Hasilnya adalah kenyataan bahwa sulit untuk menjaga kontrol konfigurasi, file hilang karena rusak, dan karyawan secara tidak sengaja menimpa informasi terkait. Dengan sedikit pengetahuan tentang kekuatan dan banyak kegunaan database, lebih mudah bagi usaha kecil untuk melihat dalam suatu pekerjaan kapan penggunaan spreadsheet sudah cukup memadai dan kapan sebuah database harus dibuat.

Sangat penting untuk memiliki pemahaman dasar tentang apa itu database. Kebanyakan orang telah mengakses database sebelumnya, seperti yang ada di perpustakaan umum, tetapi hanya dengan menggunakannya tidak menjelaskan perbedaan spreadsheet dan database. Menghabiskan beberapa menit untuk mempelajari tentang database akan membantu menjelaskan perbandingannya.

(Foto: Getty Images)

Pengaturan Data

Mungkin perbedaan yang paling jelas antara spreadsheet dan database adalah cara keduanya dalam mengatur data. Jika datanya relatif flat (datar), maka menggunakan spreadsheet sudah cukup. Cara untuk memastikan apakah tabel flat adalah optimal, cari tahu apakah semua poin data dapat dengan mudah diplot pada bagan atau tabel? Misalnya, jika perusahaan ingin melacak pendapatan bulanan selama setahun, gunakanlah spreadsheet. Spreadsheet dimaksudkan untuk menangani banyak jenis data yang sama, memetakan hasil dari beberapa poin kunci.

Sebagai perbandingan, database memiliki struktur data relasional. Jika pengguna menarik data, akan ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Misalnya, jika perusahaan ingin melacak pendapatan bulanan dan membandingkannya dengan pesaing selama lima tahun terakhir, ada hubungan antara poin-poin data ini, tetapi bukan fokus satu-satunya. Membuat satu tabel untuk membuat hasil laporan akan sulit, jika bukan tidak mungkin. Database dirancang untuk memudahkan pengguna menghasilkan laporan dan menjalankan kueri (permintaan data).

Kompleksitas Data

Cara termudah untuk membandingkan apakah data harus disimpan dalam spreadsheet atau database adalah dengan melihat seberapa rumit data tersebut. Ini membantu memperjelas bagaimana data harus diatur jika pengguna masih belum yakin.

Data spreadsheet sederhana, sehingga dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam satu tabel atau bagan dan ditambahkan ke presentasi tanpa harus meniadakan informasi apapun. Mudah untuk memeliharanya karena hanya memenuhi beberapa nilai numerik kunci. Jika hanya beberapa baris dan kolom yang dibutuhkan, data paling baik disimpan dalam spreadsheet.

Database memiliki banyak jenis data yang berbeda yang semuanya memiliki beberapa hubungan dengan data lain dalam database. Misalnya, perusahaan menyimpan sejumlah besar data pada klien mereka, dari nama dan alamat hingga pesanan dan penjualan. Jika pengguna mencoba menjejalkan ribuan baris ke dalam spreadsheet, kemungkinan besar harus dipindahkan ke database.

Pengulangan Data

Hanya karena data perlu diperbarui tidak selalu berarti bahwa database diperlukan. Apakah akan ada data yang sama terus berulang-ulang? Dan apakah bisnis tertarik untuk memenuhi peristiwa atau tindakan?

Jika poin data berubah tetapi tipe datanya sama dan melacak satu peristiwa, informasi tersebut mungkin flat. Contohnya adalah jumlah penjualan selama setahun. Periode waktu akan berubah dan angkanya akan berfluktuasi, dan tidak akan ada data yang berulang.

Jika beberapa bagian data akan tetap sama, seperti informasi pelanggan, sementara yang lain berubah, seperti jumlah pesanan dan ketepatan waktu pembayaran, kemungkinan besar, tindakan sedang ditelusuri. Inilah saatnya database harus digunakan. Tindakan memiliki banyak komponen berbeda terhadap mereka, dan untuk melacak semuanya memerlukan database.

Tujuan Utama Data

Spreadsheet bagus untuk peristiwa yang terjadi hanya sekali yang tidak memerlukan pelacakan berbagai aspek yang berbeda. Untuk proyek yang membutuhkan satu atau dua grafik atau tabel untuk presentasi sebelum diarsipkan, spreadsheet adalah cara terbaik untuk melakukannya. Jika tim atau perusahaan perlu untuk menghitung hasil dan menentukan persentase, di situlah peran spreadsheet yang sangat berguna.

Database digunakan untuk proyek yang lebih lama di mana data kemungkinan akan digunakan berulang kali. Jika diperlukan catatan dan komentar, data harus dipindahkan ke dalam database. Spreadsheet tidak dirancang untuk melacak detil, hanya beberapa poin numerik utama.

Jumlah Pengguna

Pada akhirnya jumlah pengguna bisa menjadi faktor penentu apakah akan menggunakan spreadsheet atau database. Jika sebuah proyek mengharuskan sejumlah besar pengguna untuk dapat memperbarui dan melakukan perubahan data, ini tidak boleh dilakukan dalam spreadsheet. Jauh lebih sulit untuk menjaga kontrol konfigurasi yang tepat dengan spreadsheet. Jika hanya ada beberapa pengguna untuk memperbarui data, umumnya antara tiga dan enam, spreadsheet seharus mencukupi (walaupun harus dipastikan beberapa aturan dibuat sebelum menggunakannya lebih lanjut).

Jika semua peserta dalam suatu proyek atau seluruh departemen perlu melakukan perubahan, database adalah pilihan yang lebih baik. Bahkan jika sebuah perusahaan kecil dan hanya memiliki satu atau dua orang di departemen saat ini, pertimbangkan berapa banyak orang yang akan ada di departemen tersebut dalam lima tahun kedepan dan apakah mereka semua perlu melakukan perubahan data. Semakin banyak pengguna yang membutuhkan akses, semakin besar kemungkinan database adalah pilihan yang lebih baik.

Anda juga harus mempertimbangkan keamanan data. Jika ada banyak informasi sensitif yang perlu diamankan, database menawarkan keamanan yang lebih baik. Sebelum melakukan langkah, pastikan untuk membaca tentang masalah keamanan yang harus dipertimbangkan sebelum membuat database.

(Sumber: www.lifewire.com – Vanessa Richie)