Ketika Anda pertama kali memulai bisnis, mungkin cukup mudah untuk mengatur semuanya melalui lembar lajur (spreadsheet) dan sistem pengarsipan berbasis komputer. Namun, ketika perusahaan Anda mulai bertumbuh, Anda mungkin menemukan bahwa banyaknya informasi yang Anda miliki menjadi rumit. Ketika itu terjadi, mungkin saatnya untuk mengimplementasikan basis data (database). Banyak sekali manfaat menggunakan database dibanding spreadsheet dan dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang sambil Anda mengembangkan perusahaan.

Apa bedanya Database dengan Spreadsheet?

Meskipun database dan spreadsheet membuat Anda terorganisir, database dapat membantu Anda mencapai tingkat organisasi berikutnya. Spreadsheet adalah dokumen yang harus Anda perbarui secara manual dengan semua informasi yang ingin Anda masukkan. Biasanya ditempatkan pada tempat penyimpanan data yang hanya dapat diakses oleh karyawan tertentu dan seringkali hanya ketika mereka berada di kantor. Karena ini adalah dokumen, mungkin sulit untuk mendapatkan informasi dalam format yang Anda inginkan.

Dengan database, Anda memiliki lokasi sentral yang dapat diakses oleh semua karyawan dengan mudah di mana pun mereka berada. Database berisi informasi terkini tentang perusahaan Anda seperti informasi karyawan, kontak penjualan, kontak pemasaran dan calon pelanggan. Database memungkinkan Anda untuk mengatur informasi ini dalam berbagai cara untuk melihat seberapa produktif bidang-bidang tertentu perusahaan Anda, apa yang mendatangkan pelanggan dan di mana ada ruang untuk pertumbuhan.

Spreadsheet paling mudah dipelihara ketika perusahaan Anda kecil dan sangat sedikit orang yang memiliki akses ke sana. Ketika perusahaan Anda tumbuh, dan Anda memiliki lebih banyak informasi dan orang-orang yang perlu Anda kelola, Anda akan menemukan bahwa manfaat dari Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System/DBMS) jauh lebih besar daripada spreadsheet.

Lebih lengkapnya tentang perbedaan database dan spreadsheet bisa Anda baca lebih lanjut di sini.

(Gambar: www.pxhere.com)

Manfaat Database Dibandingkan Spreadsheet

Manfaat database dibandingkan spreadsheet beberapa diantaranya yaitu :

• Akses mudah. Database dapat diakses oleh karyawan manapun kapanpun dengan koneksi internet yang solid. Yang memungkinkan karyawan untuk lebih mudah bekerja di jalan dan dari rumah. Ini sangat penting bagi orang-orang yang sering melakukan perjalanan bisnis atau panggilan penjualan karena Anda ingin mereka bisa memperoleh informasi terakhir perusahaan.
• Permintaan cepat. Mencari informasi atau hubungan dalam sejumlah besar data biasanya jauh lebih cepat menggunakan database dibanding Excel atau beberapa perangkat lunak spreadsheet lainnya. Salah satu manfaat utama DBMS adalah Anda dapat dengan mudah mengasah informasi yang Anda inginkan dan menyesuaikan pencarian Anda dengan mudah.
• Banyak pengguna. Database dapat diakses oleh banyak pengguna secara bersamaan. Ini sangat bermanfaat untuk bisnis besar dengan banyak karyawan yang membutuhkan akses ke data yang sama pada saat yang sama.
• Fleksibilitas. Menggunakan permintaan tampilan dan pencarian yang berbeda, pengguna memiliki kemampuan untuk melihat data dengan cara yang paling menguntungkan mereka. Misalnya, tim penjualan Anda hanya dapat melihat informasi terkait upaya penjualan mereka, sementara tim SDM Anda hanya dapat melihat informasi karyawan. Ini adalah salah satu manfaat menggunakan database yang diapresiasi semua karyawan karena mereka mendapatkan informasi yang penting bagi mereka dalam sekejap.
• Lebih sedikit ruang untuk kesalahan. Manfaat utama lain dari database dibanding spreadsheet adalah mengurangnya input manual yang dilakukan sehingga menyisakan lebih sedikit ruang untuk kesalahan. Informasi kontak penting dan informasi keuangan seringkali dimasukkan secara otomatis melalui panggilan telepon atau perangkat lunak lain, yang berarti lebih akurat dan dapat diandalkan.

Manfaat DBMS juga mencakup kemampuan untuk melacak tren dan memperbaiki area masalah dan lebih banyak grafik visual dan grafik informasi yang ingin Anda lacak.

Memulai dengan Database

Setelah Anda mempertimbangkan manfaat database dibanding spreadsheet dan memutuskan ingin memulai dengan database, dari mana Anda mulai? Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan meminta orang lain di industri Anda untuk mengetahui database apa yang mereka gunakan. Program tertentu dirancang untuk industri tertentu (misalnya, perawatan kesehatan).

Dengan beberapa referensi praktis, buat panggilan dan lakukan riset Anda. Duduk bersama seseorang dari setiap penyedia database dan lakukan demo yang menunjukkan cara kerja sistem mereka. Satu database mungkin lebih intuitif bagi Anda atau menawarkan fitur yang lebih bermanfaat daripada yang lain.

Merancang dan mengimplementasikan database bisa menjadi tugas yang sangat besar dan seringkali mahal. Namun, jika Anda melakukannya dengan benar di awal, manfaat DBMS, seperti peningkatan produktivitas dan efisiensi bagi perusahaan Anda, akan membuat investasi dalam waktu dan uang yang berguna.

(Sumber: www.bizfluent.com – Leslie Bloom)